Geheimes System oder reiner Zufall? So läuft die Zimmervergabe im Hotel

Der Hotel Check-in ist für viele Touristen mit einem gewissen Rätselraten verbunden: Beschert einem das eigene Zimmer einen Blick auf die Hauptstraße oder grenzt es doch an den grünen Innenhof?

Liegt es unweit vom Lift oder ganz am Ende eines endlos langen Korridors? Die Verteilung der Zimmer kann somit Glück und Leid bedeuten. Der folgende Artikel verrät, warum Gäste dennoch nicht mit einem abgekarteten Spiel rechnen müssen.

Auf die Umstände kommt es an: Beispiele marktüblicher Zimmervergabe

Das Wichtigste vorweg: Es steckt kein böser Wille des Rezeptionisten dahinter, wenn Urlauber ein Zimmer mit vermeintlichem Manko erhalten. Üblicherweise werde die Zuteilung der Zimmer nämlich computergestützt vorgenommen, erläutert Stefanie Heckel vom Deutschen Hotel- und Gaststättenverband (Dehoga). Die Mitarbeiter des Hotels könnten jedoch selbstredend einen gewissen Einfluss auf die Zimmervergabe nehmen, beispielsweise, wenn Stammgäste bestimmte Wünsche äußern oder aber wenn eine Konferenz im Hotel stattfindet. Dann würde sich das Personal bemühen, die Teilnehmer möglichst auf derselben Etage unterzubringen oder ihnen Zimmer in der Nähe des Konferenzsaals zuzuteilen, verrät Heckel weiter.

Bei der Accor-Hotelgruppe mit den bekannten Marken Ibis und Sofitel verfolgt man eine mehrstufige Vorgehensweise. Dort werden beispielsweise behindertengerechte Zimmer vorab geblockt, wenn ein Gast solche bei der Buchung gezielt anfragt, lässt das Unternehmen mitteilen. Im Regelfall wird die Zimmervergabe für die Anreisen am Folgetag bereits am Vorabend grob ausbaldowert. Hat ein Gast zum Beispiel gleich mehrere Zimmer gebucht, um sich und seine Lieben im Familienurlaub gut unterzubringen, ist das Hotelpersonal darum bemüht, nebeneinander liegende Zimmer zur Verfügung zu stellen. Dennoch kann es vorkommen, dass Gäste am Anreisetag aufgrund einer Überbuchung einer Zimmerkategorie gegebenenfalls hochgestuft werden und somit vielleicht ein Superior- statt eines Standardzimmers erhalten.

Im Großen und Ganzen ist die Vergabe der Zimmernummer in den Accor-Hotels am Anreisetag aber ans Zufallsprinzip gebunden: Kann der Mitarbeiter mehrere Zimmer anbieten, fragt er den Gast nach dessen Vorlieben und teilt darauf basierend eine Unterkunft zu. Möchten dagegen viele Gäste gleichzeitig einchecken, werden die Zimmer aus dem System heraus schnell und unkompliziert nach aufsteigender Zahlenfolge vergeben.

Gästewünsche werden vom Personal stets beherzigt

Auch bei Best Western-Hotels spielen Gästewünsche bei der Zimmerverteilung im Rahmen einer bestimmten Kategorie eine wichtige Rolle. Teilt ein Gast etwa bereits bei der Buchung seiner Städtereise nach Paris mit, dass er Wert auf ein ruhiges Zimmer lege, so werde diese Vorstellung so gut wie möglich umgesetzt, erklärt Best Western Hotels Central Europe, deren Unternehmen in Deutschland sowie neun anderen Ländern insgesamt 230 Hotels der Gruppe führt. Haben Gäste dagegen keine besonderen Vorlieben angegeben, werden die Zimmer auch hier abhängig vom Buchungseingang ganz simpel der Reihe nach vergeben.